Как проверять и контролировать оплату патента иностранного гражданина

Работодатели часто сталкиваются с проблемами, связанными с патентами иностранцев: просроченными платежами, ошибками в реквизитах или даже поддельными чеками. Если не контролировать оплату патента, можно получить штраф.

Зачем иностранному работнику нужен патент

Патент подтверждает право иностранца на работу в одном из регионов России. Без него мигрант из безвизовой страны не сможет трудоустроиться официально. Например, патент нужен гражданам Абхазии, Азербайджана, Молдавии, Таджикистана, Узбекистана. Полный список стран, имеющих безвизовый режим с Россией, можно найти на консульском информационном портале. При этом граждане стран ЕАЭС (Белоруссия, Армения, Казахстан, Кыргызстан) могут работать в нашей стране без патента.

С патентом иностранец может работать как у юридических лиц, так и у физических. Документ действует только в том регионе, где он был оформлен. Это значит, что работать по патенту, выданному в Москве, в Казани нельзя. Кроме того, специальность в патенте должна соответствовать работе, которую выполняет иностранец.

Срок действия патента

Патент выдаётся на срок от 1 до 12 месяцев с возможностью продления, но не более чем на год. Чтобы патент продолжал действовать, нужно вносить авансовые налоговые платежи. Сумма платежа зависит от региона, так как стоимость патента определяют субъекты РФ. Ежегодно её пересматривают. 

Если не внести авансовый платёж вовремя, патент перестаёт действовать уже на следующий день после окончания оплаченного срока. Если платёж просрочен или внесён с ошибками (неверные реквизиты, недостаточная сумма) – патент становится недействительным.

Кто и как оплачивает патент

Первоначально патент оформляет и оплачивает сам иностранец. Но следующие авансовые платежи по НДФЛ может вносить как сам мигрант, так и его работодатель. Работодатель имеет право взять на себя оплату патента иностранного гражданина, удерживая необходимую сумму из заработной платы сотрудника по его письменному заявлению. Это помогает компании контролировать своевременность платежей и минимизировать риск ошибок.

Есть несколько способов оплаты патента:  

• В специализированных приложениях для мигрантов, например Мигрант Сервис. 
• Через терминалы или банковские кассы.
• С расчётного счёта компании. В этом случае нужно создать платёжное поручение на каждого сотрудника. 
• Через сервисы автоматической оплаты патентов: вы формируете список сотрудников, вносите один платёж, а система распределяет средства. 
• На портале Госуслуг.

Если патент оплачивает работодатель, эта сумма будет доходом иностранца, с которого необходимо удерживать НДФЛ. Однако мигрант имеет право уменьшить налог на сумму платежей по патенту при наличии уведомления из налоговой инспекции. Для этого нужно обратиться в ведомство.

Как проверить чек об оплате патента

Работодатель обязан контролировать статус патента и своевременность его оплаты. Есть два способа, как проверить оплату патента иностранного гражданина и подлинность платёжных документов:

• Изучить чек, переданный иностранцем: проверить даты, суммы, реквизиты и идентификаторы платежа. 
• Запросить дубликат чека в банке. Этот способ надёжнее, но занимает много времени, особенно если иностранных работников в компании десятки.  

Работодателям лучше брать оплату патентов под свой контроль, чтобы избежать рисков, связанных с поддельными чеками или просрочками. Это актуально для компаний с большим числом иностранных сотрудников, где вероятность нарушений выше.

Ответственность работодателя за просрочку патента

Просрочка платежа по патенту делает документ недействительным, что приравнивается к работе иностранца без разрешительных документов. Согласно ст. 18.15 КоАП РФ, за допуск к работе мигранта с недействительным патентом работодатель несёт административную ответственность. 

Размер штрафов:  

• для должностных лиц — от 25 000 до 50 000 рублей;  
• для юридических лиц — от 250 000 до 800 000 рублей или приостановка деятельности на срок от 14 до 90 суток. 

Кроме того, работодатель обязан отстранить иностранца от работы на срок до 30 дней для восстановления патента. Если за это время сотрудник не продлевает патент, его увольняют. Отсутствие контроля за сроками оплаты патента может обернуться для компании значительными финансовыми и репутационными потерями. Чтобы избежать этого, рекомендуем либо самостоятельно оплачивать патенты за сотрудников, либо регулярно проверять получаемые от них чеки.

Выводы

1. Первоначально патент оформляет и оплачивает сам иностранец.
2. Нужно проверять и контролировать оплату иностранным сотрудником патента, чтобы не получить штрафы до 800 тыс. рублей.
3. Чтобы избежать ошибок и просрочек, работодатель может брать оплату патентов на себя.
4. Стоимость патента неодинакова для разных регионов, её можно определить с помощью таблицы.
5. Действие патента приостанавливается даже при однодневной задолженности.