Оформление отпуска без сохранения заработной платы для иностранцев проходит так же, как и для граждан России. Но при этом есть нюансы, связанные с патентами, визами и уведомлением МВД. В статье приведены пошаговая инструкция, порядок необходимых действий и реальные примеры из практики, чтобы помочь компаниям минимизировать риски штрафов и простоев. Это особенно актуально для предприятий с сезонными работниками из СНГ, где такой отпуск часто используют для поездок на родину.
Общие правила предоставления отпуска без содержания иностранцам
Предоставление отпуска зарубежным специалистам регулируют ТК РФ и закон № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Трудовые отношения с мигрантами построены на общих нормах, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами. Важно учитывать статус сотрудника: работает ли он по патенту, разрешению или же он — высококвалифицированный специалист.
Согласно ч. 1 ст. 128 ТК РФ, отпуск без содержания дают по письменному заявлению работника по уважительным причинам, а его продолжительность определяют соглашением сторон. Важно учитывать срок действия разрешительных документов (РВП, ВНЖ, патент). Для специалистов с патентом, например, нужно знать, что патент продлевается на период уплаты фиксированного авансового платежа по НДФЛ. Работодатель должен проследить за тем, чтобы срок действия патента не заканчивался во время отпуска. Если это происходит — нужно сначала продлить патент, а потом оформить документы на отпуск.
Работодатель не обязан уведомлять МВД об отпуске специалиста, но должен контролировать возврат сотрудника и действительность документов. В случае, если специалист из отпуска не вернётся, трудовой договор необходимо будет расторгнуть, а об этом уже уведомить МВД. Приостановить действие патента на период отпуска невозможно.
В московской строительной компании работал по патенту гражданин Узбекистана. Он подал заявление на отпуск без сохранения заработной платы для поездки на свадьбу родственника. HR-специалист проверил патент, срок действия которого подходил к концу как раз во время путешествия, и попросил сотрудника продлить документ. И только после этого оформил приказ об отпуске, что позволило избежать нарушений.
По закону при выезде за границу иностранца автоматически снимают с миграционного учёта. Процедуру запускает МВД после получения от пограничных служб ФСБ информации о выезде мигранта из России. Таким образом, при возвращении в страну иностранцу необходимо заново встать на миграционный учёт в общем порядке.
Пошаговая инструкция:
- Получите письменное заявление от работника с указанием причин для предоставления отпуска и его сроков.
- Согласуйте продолжительность и оформите приказ (форма Т-6).
- Зафиксируйте в табеле учёта рабочего времени (код «ДО»).
- Контролируйте возврат: работник должен иметь действующий патент и встать на миграционный учёт по возвращении (если он уезжал из страны).
Необходимые условия предоставления отпуска
Для предоставления иностранцу внеочередного отпуска без сохранения заработной платы работодатель может убедиться в наличии уважительных причин, указанных в заявлении. Но есть ситуации, в которых работодатель обязан предоставить внеочередной отпуск продолжительностью до 5 рабочих дней. Их список указан в ст. 128 ТК РФ.
К таким ситуациям относятся:
- рождение ребенка;
- регистрация брака;
- смерть близких родственников.
Чтобы оформить отпуск, необходимы:
- Письменное заявление работника с указанием причин (семейные обстоятельства, лечение и прочее).
- Согласие работодателя, оформленное приказом.
- Действующий трудовой договор и миграционные документы (патент, разрешение на работу).
Сроки
Сроки отпуска без сохранения заработной платы определяются соглашением сторон без каких-либо ограничений, но они не должны нарушать миграционные правила. Для патентных работников отпуск не прерывает действие патента, если уплачен НДФЛ.
Основные моменты:
- Минимальный срок отпуска для иностранного специалиста — 1 день.
- Максимальный срок не ограничен, но важно проверить все документы на момент его завершения для избежания проблем с миграционным учётом.
- Продление отпуска возможно по новому заявлению.
Очередной оплачиваемый отпуск
Очередной оплачиваемый отпуск предоставляют иностранцам на общих основаниях, он составляет 28 календарных дней в год. Так как на иностранных сотрудников действуют все нормы ТК РФ, работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Уйти в отпуск можно спустя 6 месяцев после трудоустройства. Для сезонных сотрудников или специалистов, работающих по срочному договору, продолжительность отпуска пропорциональна отработанному времени. Расчёт отпускных производят по средней зарплате.
Пошаговая инструкция:
- Составьте график отпусков, включив в него иностранных работников.
- Уведомите работника о начале отпуска за 2 недели.
- Выдайте специалисту приказ, рассчитайте выплаты и начислите отпускные не позднее чем за три полных календарных дня до начала отпуска.
- Убедитесь в действительности миграционных документов на период отпуска.
Направление уведомления в территориальный орган МВД России
По закону работодатель уведомляет МВД только о заключении или прекращении трудового договора с иностранцем. Делает он это в трёхдневный срок. При предоставлении зарубежному специалисту отпуска без сохранения заработной платы уведомлять МВД не нужно, так как действие трудового договора при этом не прекращается.
Случаи, когда уведомление обязательно:
- Заключение договора.
- Прекращение договора (увольнение).
- Изменение условий (для ВКС).
Если иностранный гражданин решил не возвращаться из отпуска
Если работник не возвращается из отпуска в установленный и оговорённый срок – это квалифицируется как прогул. Работодатель может расторгнуть договор.
Пошаговая инструкция:
- Зафиксируйте отсутствие работника актом о прогуле.
- Направьте запрос на объяснение (почтой или через представителя).
- Если нет ответа в течение 2 недель — оформите увольнение.
- Уведомите МВД о прекращении действия договора в течение трёх дней.
В случае, если иностранец написал заявление об увольнении, находясь в отпуске, трудовой договор расторгается по соглашению сторон, работодателю необходимо уведомить МВД о расторжении.
Личный кабинет на платформе Мигрант Сервис позволяет работодателям напрямую общаться с кандидатами — через звонки и сообщения — и подбирать персонал более чем из 2 миллионов иностранных специалистов.
Заключение
Для предоставления отпуска за свой счёт иностранцам нужно соблюдать не только трудовое законодательство, но и миграционные требования.
Чтобы избежать ошибок:
- Всегда проверяйте действительность патента, визы и документов миграционного учёта.
- Документируйте отпуск в приказе и табеле, даже если он краткосрочный.
- Контролируйте возврат работника — особенно если он выезжает за границу.
При соблюдении этих правил вы не только защитите бизнес от штрафов, но и сохраните корректные отношения с сотрудниками.
