В период новогодних каникул работодатели, привлекающие к работе лиц, не являющихся гражданами Российской Федерации, сталкиваются с повышенными кадровыми и миграционными рисками. Ошибки при оформлении отсутствия сотрудников в этот период нередко приводят к штрафным санкциям, претензиям со стороны надзорных органов и квалификации допуска к труду как незаконного.
РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ ЛИ НОВОГОДНИЕ КАНИКУЛЫ НА ИНОСТРАННЫХ СОТРУДНИКОВ
Работники с иностранным гражданством, официально трудоустроенные на территории Российской Федерации, обладают теми же трудовыми правами и обязанностями, что и граждане РФ. Это означает, что на них в полном объёме распространяются нормы российского трудового законодательства. Нерабочие праздничные дни, включая новогодние каникулы, применяются к таким сотрудникам при стандартном режиме работы на общих основаниях. Специального режима, связанного исключительно с миграционным статусом, на период праздников законодательство не устанавливает.
Иной порядок возможен только в случаях сменного графика либо непрерывного производственного процесса. При условии, что такие особенности закреплены в трудовом договоре и локальных актах работодателя и оформлены с соблюдением требований трудового законодательства.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ ОТСУТСВИЕ ИНОСТРАННОГО СОТРУДНИКА СЧИТАЕТСЯ ЗАКОННЫМ
Нерабочие праздничные дни
При обычном режиме труда невыход сотрудника на работу в новогодние праздничные дни является правомерным и не требует дополнительного оформления, если он не привлекается к выполнению трудовых обязанностей в этот период.
Отпуск
Работник с иностранным гражданством вправе отсутствовать на рабочем месте в праздничный период при надлежащем оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска либо отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон. Такой период отсутствия должен быть подтверждён заявлением работника и соответствующим приказом работодателя.
Простой
Отсутствие также считается законным, если работодателем введён простой по экономическим, технологическим или организационным причинам. В этом случае издаётся приказ, в котором указываются причины и срок простоя, а порядок его оформления и оплаты определяется нормами трудового законодательства.
Иные законные основания отсутствия в праздничные дни
Помимо отпусков, простоя и нерабочих праздничных дней, трудовое законодательство предусматривает и другие ситуации, при которых отсутствие работника на рабочем месте признаётся правомерным независимо от его гражданства.
К таким случаям относятся временная нетрудоспособность при наличии листка нетрудоспособности, исполнение государственных или общественных обязанностей, включая вызов в суд или государственные органы, прохождение обязательных медицинских осмотров и обследований, обучение с предоставлением учебного отпуска, а также дни, связанные со сдачей крови при наличии подтверждающих документов. Для работодателя принципиально важно, чтобы каждое такое основание было документально подтверждено, поскольку именно отсутствие оформленных документов чаще всего становится причиной претензий со стороны контролирующих органов.
ЕСЛИ ИНОСТРАННЫЙ РАБОТНИК УЕХАЛ В ОТПУСК В ПРАЗДНИКИ
Выезд работника за пределы Российской Федерации в период новогодних каникул допускается, однако требует усиленного контроля со стороны работодателя.
До допуска к исполнению трудовых обязанностей HR-служба обязана убедиться в действительности документов, подтверждающих право на работу, включая актуальность патента или разрешения, регистрацию по месту пребывания, а также наличие действующего договора добровольного медицинского страхования, если он предусмотрен миграционным статусом.
Сам по себе факт выезда за границу не может служить основанием для отсутствия на рабочем месте и должен сопровождаться корректным кадровым оформлением — через праздничные дни, отпуск либо простой.
В случае прекращения регистрации в связи с выездом, допуск к работе без предварительной проверки и обновления документов рассматривается как незаконный и может повлечь административную ответственность. Факт выезда, основание отсутствия и результаты проверки документов перед выходом на работу должны быть зафиксированы в кадровых и миграционных документах работодателя.
ОТСУТСТВИЕ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ БЕЗ ОФОРМЛЕНИЯ
Неоформленное отсутствие работника без отпуска, простоя либо иного законного основания создаёт повышенные риски для работодателя. При проверках оценивается не только наличие документов у работника, но и правомерность его допуска либо недопуска к выполнению трудовых функций. Даже если фактически работа не осуществлялась, отсутствие надлежащего оформления может быть квалифицировано как нарушение трудового и миграционного законодательства
Какие документы и действия должен зафиксировать HRВ период новогодних каникул работодателю рекомендуется заранее проверить приказы об отпусках и простое, графики работы и сменности, сроки действия патентов, разрешений и регистраций, а также документы, подтверждающие выезд и возвращение работников. Системный контроль кадровых и миграционных процессов позволяет существенно снизить риск штрафов и претензий со стороны проверяющих органов.
Практика показывает, что именно праздничный период чаще всего выявляет недостатки в работе HR-служб. К наиболее распространённым нарушениям относятся:
– отсутствие кадрового оформления при фактическом отсутствии работника
– допуск к выполнению обязанностей после праздников без проверки документов
– игнорирование факта выезда за пределы Российской Федерации
– подмена отпусков и простоев неоформленным отсутствием
– формальное ведение графиков и табеля учёта рабочего времени.
Дополнительное внимание контролирующие органы уделяют ситуациям, когда сроки действия миграционных документов не отслеживаются и не проверяются перед выходом сотрудников на работу после каникул.
ПРАКТИЧЕСКИЙ ВЫВОД ДЛЯ HR
Гражданство работника не влияет на право на новогодние каникулы. Отсутствие в праздничные дни является законным при условии соблюдения установленного режима работы и корректного документального оформления. Основные риски для работодателя связаны не с самим фактом отсутствия, а с отсутствием системного контроля и проверки документов до допуска к работе, что чаще всего и становится основанием для проверок и привлечения к административной ответственности.
