Как правильно оформить личное дело иностранного сотрудника в 2026 году: пошаговое руководство для работодателя

Данная статья представляет собой пошаговое руководство по формированию и ведению личных дел иностранных граждан, работающих в России по патенту или в рамках договоров Евразийского экономического союза (ЕАЭС). Мы рассмотрим нормативные требования, специфику документооборота и практические рекомендации для различных категорий иностранных работников.

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, собранных в хронологическом порядке, которые отражают трудовую деятельность конкретного работника в организации, а также подтверждают его правовой статус. Для иностранного гражданина это досье становится комплексным доказательством легальности его найма, соблюдения миграционного законодательства и корректности кадровых процедур. Оно служит для внутреннего учета и является основным источником информации при проверках трудовой инспекции и других контролирующих органов. Правильное оформление личного дела способствует соблюдению законодательства и минимизирует риски для работодателя.

ОБЯЗАТЕЛЬНО ЛИ ВЕСТИ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА?

С точки зрения федерального законодательства (Трудовой кодекс РФ) прямой обязанности оформлять личные дела для всех сотрудников нет. Однако такая обязанность может устанавливаться ведомственными или локальными нормативными актами для отдельных сфер (например, госслужба, образование).

Ключевой момент для иностранных работников: В соответствии со ст. 67.1 ТК РФ и Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ», работодатель обязан хранить документы, подтверждающие право иностранца на пребывание и трудовую деятельность в России. Фактически, без сформированного личного дела, содержащего эти документы, работодатель не сможет доказать свою добросовестность при проверке. Поэтому ведение личного дела иностранного сотрудника является де-факто обязательной процедурой для снижения рисков крупных штрафов и даже приостановки деятельности компании.

НА КОГО ЗАВОДЯТ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА?

Рекомендуется заводить личные дела на всех сотрудников для унификации кадрового документооборота. В контексте статьи особое внимание уделяем следующим категориям иностранных граждан:

• Граждане стран ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Армения, Кыргызстан). Они пользуются особым правовым режимом: не требуются патент, разрешение на работу, разрешение на привлечение иностранной рабочей силы для работодателя. Однако документы, подтверждающие их статус, необходимы.
• Граждане стран с безвизовым въездом (Узбекистан, Таджикистан, Азербайджан, Молдова и др.), работающие по патенту. Для них пакет документов наиболее объемный.
• Граждане визовых стран (работающие по разрешению на работу)

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНОГО ДЕЛА В 2026 ГОДУ

В 2026 году миграционные органы продолжают курс на цифровизацию при одновременном усилении контроля, включая фиксацию фактического местонахождения иностранного работника и использование электронных сервисов. Это означает, что личное дело должно содержать не только стандартный комплект документов, но и подтверждения цифровых регистраций и уведомлений. Прямых революционных изменений в правилах ведения личных дел в 2026 году пока не введено, однако работодателям необходимо учитывать новые требования и тренды при формировании и актуализации кадровых документов.

• Новые правила миграционного учета через мобильное приложение С 1 сентября 2025 года в рамках эксперимента по миграционному учету иностранцев часть регистрационных процедур можно выполнять через мобильное приложение, что уменьшает необходимость личного посещения миграционных подразделений МВД. Это значит, что при оформлении личного дела работодателю важно учитывать цифровые уведомления и подтверждения регистрации — они становятся частью документального массива, который можно включить в личное дело работника.
• Новая миграционная политика 2026-2030 Утверждена государственная концепция миграционной политики России на период 2026–2030 годов (Указ № 738 от 15.10.2025). Хотя она больше стратегическая, но может повлечь изменения в учете мигрантов и цифровом профиле иностранных граждан. Широкое внедрение информационных технологий и биометрических систем станет основой госконтроля в миграционной сфере. Такие изменения могут в будущем отразиться на составе и хранении документов в личных делах мигрантов, поскольку возможны новые требования к цифровым идентификаторам и обмену данными с государственными системами.
• Изменения процедур уведомления о приеме на работу иностранца С 1 сентября 2026 года вводится новая форма уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником и новые сроки подачи таких уведомлений. Это прямо влияет на кадровый учёт мигранта — соответствующий документ обязательно должен быть включён в личное дело. 

В КАКИЕ СРОКИ ВКЛЮЧАЮТ ДОКУМЕНТЫ В ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Сроки оформления личного дела сотрудника-мигранта напрямую законом не установлены, но на практике они привязаны к обязательным кадровым и миграционным процедурам. И чтобы избежать нарушений, оформление личного дела работника должно быть проведено в момент приема на работу или сразу после него — поэтапно, в строго определенные сроки.

В день приема на работу в личное дело должны быть помещены:

• копия паспорта (с переводом, если требуется);
• миграционная карта;
• документ, дающий право на работу (патент, разрешение, РВП, ВНЖ);
• трудовой договор;
• согласие на обработку персональных данных;
• СНИЛС (если уже оформлен).

В течение 3 рабочих дней работодатель обязан подать уведомление в МВД о заключении трудового договора с иностранным гражданином. Копия уведомления и подтверждение его принятия вкладываются в личное дело.

В течение 30 дней (при работе по патенту) в личное дело добавляются:

• подтверждение первого авансового платежа по НДФЛ;
• копия действующего патента (если он был получен после приема).

В течение всего срока работы личное дело обновляется по мере изменений:

• продление патента, визы, регистрации;
• смена паспорта;
• изменение адреса пребывания;
• переоформление договора, дополнительного соглашения к нему;
• новые медицинские справки (если требуются).

Таким образом, личное дело должно быть сформировано и готово к предоставлению в первые дни работы сотрудника.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ВКЛЮЧАЮТ В СОСТАВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

ОБЩАЯ ЧАСТЬ для всех сотрудников:

• Заявление о приеме на работу
• Внутренняя опись документов в деле
• Копия трудового договора, доп. соглашений
• Копия документа об образовании, квалификации
• Копия СНИЛС (при наличии)
• Копии приказов по личному составу (о приеме, переводах, отпусках, увольнении)
• Документы, связанные с оценкой, аттестацией, поощрениями

СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ (для иностранцев):

Для граждан ЕАЭС:

• Копия национального паспорта (все страницы с отметками) с нотариальным переводом
• Копия миграционной карты с отметкой о въезде
• Копия уведомления о прибытии (отрывная часть бланка), если есть регистрация по месту пребывания
• Копия трудового договора
• Документы, подтверждающие легальность трудовых отношений (выписки о направлении уведомлений в МВД)
• Справка о доходах (для самостоятельного представления в ФНС для продления регистрации)

Для граждан, работающих по патенту:

• Копия национального паспорта с нотариальным переводом
• Копия миграционной карты с отметкой о въезде
• Копия уведомления о прибытии (отрывная часть)
• Копия трудового договора
• Копия действующего патента с отметками об оплате
• Копии квитанций об уплате авансовых платежей по НДФЛ за патент
• Документы, подтверждающие легальность трудовых отношений (копии всех уведомлений, отправленных в МВД: о заключении договора, ежемесячных об оплате НДФЛ, о расторжении)
• При наличии ВНЖ/РВП – их копии

КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ЛИЧНОЕ ДЕЛО

• Носитель может быть бумажным (папка-скоросшиватель) или электронным (сканы с усиленной квалифицированной электронной подписью). На практике часто ведут оба формата: оригиналы в бумаге, копии в электронном архиве.
• Внутренняя опись (лист-заверитель). Это первый лист в деле. Он содержит номер дела, ФИО сотрудника, перечень всех вложенных документов с датами и количеством листов. При добавлении нового документа опись дополняется.
• Хронологический и логический порядок. Документы группируются по разделам и располагаются в порядке их поступления или создания.
• Нумерация. Все листы в деле (кроме внутренней описи) нумеруются.
• Запрет на изъятие. Оригиналы документов, кроме случаев, предусмотренных законом (например, для суда по запросу), из дела не изымаются. Выдаются только заверенные копии.

Образцы документов в помощь: Внутренняя опись документов и Анкета иностранного работника

СКОЛЬКО ХРАНИТЬ ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА

• Личные дела хранятся в отделе кадров в месте, обеспечивающем сохранность и конфиденциальность (защиту от доступа третьих лиц), в закрытом шкафу или системе с ограниченным доступом. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные сотрудники: специалисты по кадрам, юристы, ответственные за миграционный учёт и руководство компании в рамках своих полномочий. 
• Срок хранения установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
  • Срок хранения личных дел составляет 50 лет после увольнения, если дело заведено после 2003 года. А если увольнение было оформлено до 2003 года – 75 лет. Это касается и иностранных граждан. 
  • Документы по оплате патента (квитанции НДФЛ), уведомления в МВД рекомендуется хранить не менее 5 лет (срок давности привлечения к административной ответственности), но лучше придерживаться общего срока в 75 лет в составе личного дела.
  • По истечении срока хранения на предприятии дела передаются в архив или уничтожаются по акту в установленном порядке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Оформление личного дела иностранного сотрудника – это системный процесс, требующий внимания к деталям и понимания различий в правовом статусе граждан разных стран. Для работников из ЕАЭС процесс максимально приближен к оформлению россиян, но требует фиксации миграционных документов. Для сотрудников, работающих по патенту, личное дело становится главным досье, доказывающим полное соблюдение миграционного и налогового законодательства. Правильно сформированное и аккуратно хранимое личное дело не только защищает компанию от штрафов в сотни тысяч рублей, но и создает основу для прозрачных и долгосрочных трудовых отношений с ценными иностранными специалистами. Инвестиция времени в его грамотное ведение – это инвестиция в безопасность и устойчивость бизнеса.

ПОДБОР ПЕРСОНАЛА СТАЛ ПРОЩЕ С ПЛАТФОРМОЙ МИГРАНТ СЕРВИС

Приём на работу граждан СНГ: особенности

Виды разрешений на работу: для ВКС и обычных визовых иностранцев