Иностранный гражданин по ГПХ: что проверить перед заключением договора

Перед заключением договора HR должен определить миграционный статус будущего работника: временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий, гражданин ЕАЭС, обладатель патента, разрешения на временное проживание, вида на жительство или другого законного основания для работы. Именно от статуса зависит список нужных документов для работы и в каком регионе человек вправе ее выполнять.

ЧЕМ ГПХ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

ГПХ заключают на конкретное задание: выполнить работу, оказать услугу, сдать готовый объем. Исполнитель не включается в штат, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, не получает отпуск, больничные и другие трудовые гарантии, как сотрудник. При этом пенсионный стаж по ГПХ с физлицом может формироваться, если заказчик начисляет и платит за исполнителя страховые взносы. Если же договор заключен с самозанятым, заказчик взносы не платит, поэтому стаж у исполнителя формируется только при добровольной уплате пенсионных взносов самим исполнителем.

В случае, если в договоре ГПХ появляются признаки трудового договора, его могут переквалифицировать. Риск переквалификации связан со ст. 19.1 ТК РФ: отношения, возникш ие на основании гражданско-правового договора, могут быть признаны трудовыми, если фактически есть признаки личного труда в интересах и под контролем заказчика. Если в договоре появляется должность, график, ежедневное подчинение руководителю, рабочее место, рабочий день, отпуск, регулярная зарплата два раза в месяц и обязанность выполнять текущие поручения, это уже похоже на трудовые отношения. 

В договоре ГПХ важно описывать именно результат: что должно быть сделано, в каком объеме, в какие сроки и по каким критериям заказчик принимает работу. Например: «выполнить отделочные работы в помещении площадью 40 кв. м», «произвести укладку плитки в санузле по адресу», «выполнить погрузку и разгрузку партии товара объёмом 12 палет», «оказать услуги по уборке помещения после ремонта», «выполнить покраску стен в двух комнатах», «собрать и установить мебель по техническому заданию», «выполнить монтаж стеллажей на складе», «провести сортировку и упаковку товара по накладным», «оказать услуги по благоустройству территории: уборка мусора, покос травы, подготовка клумб», «выполнить мелкий ремонт оборудования по заявке заказчика».

Безопаснее использовать формулировки: «заказчик» и «исполнитель», «вознаграждение» вместо «заработная плата»; «оказание услуг» или «выполнение работ», «акт оказанных услуг» или «акт выполненных работ», «срок выполнения задания», «результат работ».

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ ДОГОВОРА ГПХ

• паспорт;
• миграционная карта, если она требуется для конкретного статуса;
• документ о постановке на миграционный учёт;
• патент или разрешение на работу, если они нужны;
• чеки об оплате патента, если исполнитель работает по патенту;
• РВП или вид на жительство, если человек находится в России на этом основании;
• СНИЛС и ИНН — для расчётов, отчетности и налогового сопровождения;
• полис ДМС или другой документ о медицинском страховании, если он требуется по статусу иностранца.

HR нужно проверить срок действия каждого документа и сопоставить его с периодом договора. Если патент, миграционный учёт, паспорт или другой документ заканчиваются во время выполнения работ, это нужно увидеть до подписания договора, а не во время проверки.

Если иностранный гражданин работает по патенту

Патент нужен временно пребывающим иностранным гражданам из безвизовых стран, если они не относятся к категориям, освобожденным от такого требования. Чаще всего это граждане Узбекистана, Таджикистана, Азербайджана, Молдовы. Правовая основа — ст. 13 и 13.3 Федерального закона № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»

Перед заключением ГПХ нужно проверить:

• выдан ли патент именно в том регионе, где человек будет выполнять работы;
• действует ли патент на дату заключения договора;
• есть ли оплаченные авансовые платежи по НДФЛ;
• нет ли просрочки по оплате;
• не указана ли в патенте профессия или вид деятельности, который не совпадает с фактическими работами;
• не истек ли срок пребывания и миграционного учёта.

Патент действует только в том субъекте РФ, где он выдан. Исключение составляют регионы Москва и Московская область. 

Если в патенте указана профессия, специальность, должность или вид трудовой деятельности, исполнитель должен выполнять именно такие работы. 

Если у иностранца РВП или ВНЖ

Если у иностранного гражданина есть разрешение на временное проживание, патент обычно не нужен. Но есть ограничение: работать или выполнять услуги по ГПХ можно в том субъекте РФ, где разрешено временное проживание.

Если у иностранца вид на жительство, ситуация проще: патент или разрешение на работу не требуются. Но HR должен проверить срок действия документа, корректность персональных данных и актуальность миграционного статуса.

Наличие РВП или ВНЖ не отменяет обязанность уведомить МВД о заключении и прекращении договора в установленные сроки — не позднее трех рабочих дней.

Если исполнитель — гражданин ЕАЭС

Гражданам Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии патент для работы в России не нужен. Договор ГПХ можно заключать после проверки документов. 

Это – паспорт, законность пребывания, миграционный учёт, ИНН, СНИЛС, корректно определить место выполнения работ. По гражданам ЕАЭС также действует обязанность уведомления МВД о заключении и прекращении договора в 3-х дневный срок.

Граждане ЕАЭС могут применять налог на профессиональный доход и работать как самозанятые, если зарегистрированы в этом статусе. Но самозанятость нужно проверять отдельно — по справке или через сервис проверки плательщика НПД. Если статуса самозанятого нет или он утрачен, расчеты с исполнителем оформляются как с обычным физлицом.

НАЛОГИ И ВЗНОСЫ: ЧТО ПЕРЕДАТЬ БУХГАЛТЕРИИ

После проверки документов HR должен передать данные в бухгалтерию. По выплатам иностранному гражданину могут возникать обязанности по НДФЛ и страховым взносам. Конкретный порядок зависит от статуса иностранца, налогового резидентства, вида договора, места выполнения работ и оснований пребывания в России.

HR не должен самостоятельно определять налоговую схему. Его задача — передать бухгалтерии полный комплект документов и зафиксировать, где фактически выполняются работы.

Какие документы нужно хранить в деле исполнителя

• копию паспорта;
• копию миграционной карты, если она есть;
• копию документа о миграционном учёте;
• копию патента, разрешения на работу, РВП или ВНЖ;
• копии чеков об оплате патента;
• копию договора ГПХ;
• акты выполненных работ или оказанных услуг;
• копии уведомлений МВД о заключении и прекращении договора;
• подтверждение отправки или приёма уведомлений;
• переписку и техническое задание, если они подтверждают гражданско-правовой характер отношений;
• если исполнитель является самозанятым, в дело нужно добавить подтверждение статуса плательщика НПД и чеки, сформированные в приложении «Мой налог».

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

• Заключить ГПХ без проверки права иностранца работать в конкретном регионе. Например, у человека есть патент, но он выдан в другом субъекте РФ.
• Не подать уведомление в МВД, потому что договор «не трудовой». Для иностранных граждан это не работает: уведомлять нужно и по ГПХ.
• Использовать ГПХ вместо трудового договора там, где фактически есть штатная занятость. Такой подход создает сразу два блока рисков: трудовые и миграционные.
• Не контролировать срок действия патента, регистрации и чеков об оплате. Документы могли быть действующими в день подписания договора, но утратить силу в период выполнения работ.
• Не фиксировать результат работ актами. Если актов нет, а выплаты идут регулярно, проверяющим проще сделать вывод, что компания оплачивала не результат, а трудовую функцию.
• Не проверять актуальную форму уведомления МВД. Если уведомление подано по старому бланку, с ошибками или не в тот территориальный орган, это может создать риск претензий при проверке. Формы уведомлений утверждаются МВД. До 1 сентября 2026 года применяется приказ МВД России от 30.07.2020 № 536 с учётом изменений. С 1 сентября 2026 года должны применяться новые формы и порядок, утверждены приказом МВД России от 12.05.2026 № 290. 

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТОДАТЕЛЯ

За незаконное привлечение иностранного гражданина к трудовой деятельности предусмотрена ответственность по ст. 18.15 КоАП РФ. Нарушением может быть работа без патента или разрешения, выполнение работ не в том регионе, работа не по указанной в документе профессии или виду деятельности, а также нарушение порядка уведомления МВД.

Для юридических лиц штрафы могут составлять сотни тысяч рублей за каждого иностранного гражданина, а в отдельных случаях возможна административная приостановка деятельности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ГПХ с иностранным гражданином — рабочий инструмент при правильном оформлении. Для HR ключевая задача — не заменить трудовой договор гражданско-правовым любой ценой, а убедиться, что формат действительно соответствует задаче, а у исполнителя есть законное право выполнять работы.