Проверка МВД на объекте может затронуть и иностранного работника, и компанию, которая его наняла. Плановых проверок в сфере миграционного контроля нет: МВД проводит внеплановые документарные и выездные проверки. Если проверка связана с истечением срока ранее выданного предписания либо проводится по поручению Президента, Правительства или требованию прокурора, компанию уведомляют не менее чем за 24 часа. Если же проверка проводится по сведениям о возможных нарушениях или по результатам мониторинга МВД, предварительного уведомления не будет.
Что МВД проверяет на объекте
Как организовать документы иностранных сотрудников
Одинакового комплекта документов для всех иностранных работников нет, поэтому HR стоит ориентироваться прежде всего на миграционный статус сотрудника, а не только на его гражданство. Даже у двух граждан одной страны основания для работы могут различаться: одному потребуется патент или разрешение на работу, другому эти документы не нужны. Кадровое досье в каждом случае формируют с учетом конкретного статуса работника.
Для внутреннего контроля удобнее вести единый реестр иностранных работников. По каждому сотруднику в нем можно указать миграционный статус, основание для работы, данные и сроки действия патента или разрешения, территорию их действия, сведения о миграционном учете, даты заключения договора и направления уведомлений в МВД.
Документы по каждому сотруднику лучше хранить вместе, а подтверждения подачи уведомлений — прикладывать к соответствующему кадровому досье. Так при проверке HR не придется собирать сведения по разным папкам, почте и внутренней переписке.
Такой реестр нужен прежде всего самой компании: он позволяет быстро увидеть, все ли документы по сотруднику собраны и какие сроки требуют контроля.
Контролируйте документы в течение всего срока работы
Сотрудник может быть законно оформлен при приеме, но спустя несколько месяцев его документы уже не соответствовать требованиям. МВД оценивает ситуацию на момент фактической работы, а не только на дату трудоустройства.
Поэтому сроки патента, разрешения на работу, миграционного учета и других документов лучше отслеживать заранее, устанавливая внутреннюю дату проверки до их окончания.
Контролировать нужно не только дату, указанную в документе. Например, действие патента связано с уплатой фиксированного авансового платежа по НДФЛ. Поэтому копии патента в личном деле недостаточно — HR должен видеть, действует ли документ на текущую дату.
Пересматривать кадровое досье нужно и при изменении статуса сотрудника — например, если он получил РВП или вид на жительство, сменил паспорт либо место пребывания. В таком случае прежний комплект документов может потребовать обновления.
Отдельно проверяют территориальные ограничения: если патент, разрешение на работу или РВП действуют только в определенном субъекте РФ, сотрудника нельзя направлять на работу в другой регион, если закон не предусматривает исключения.
Подготовьте сотрудников к проверке
Сотрудникам не нужно заранее придумывать, что говорить инспектору. Заученные ответы только вызывают лишние вопросы, если расходятся с документами или тем, что проверяющие видят на объекте.
Работник должен знать, кто его работодатель, кем он оформлен, какую работу выполняет и где находятся его документы. Не стоит советовать ему говорить, что он «просто зашел» или «помогает знакомому», если фактически он работает. Для ответственности по статье 18.15 КоАП РФ о незаконном привлечении иностранцев к трудовой деятельности имеет значение сам факт допуска человека к работе или оказанию услуг, а не только наличие оформленного договора.
Хранить у HR оригиналы паспортов сотрудников специально для возможной проверки не нужно. Документы, удостоверяющие личность и подтверждающие миграционный статус, остаются у самого работника, а кадровая служба ведет свой комплект копий и сведений.
Кто встречает проверяющих
На объекте заранее назначают сотрудника, который будет взаимодействовать с МВД: руководителя, HR, юриста или другого уполномоченного представителя. Охрана, администратор или начальник смены должны знать, кому сообщить о приезде проверяющих, и не брать общение с инспекторами на себя.
При внеплановой выездной проверке сотрудники МВД предъявляют служебные удостоверения и копию распоряжения о ее проведении. Представителю компании стоит проверить, кто указан в распоряжении, кого проверяют и каким органом назначена проверка.
Препятствовать проверке не следует. Если ее невозможно провести из-за действий компании или отсутствия уполномоченного представителя, это может повлечь отдельные последствия для работодателя.
Передавайте только запрошенные документы
Не нужно показывать инспектору весь кадровый архив. Компания предоставляет документы, которые относятся к предмету проверки и запрошены в установленном порядке. Часть сведений МВД может получить самостоятельно через межведомственные системы, в том числе данные из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Документы, которые уже находятся в распоряжении других госорганов и входят в соответствующий перечень, повторно требовать у работодателя не должны.
Задача HR — уточнить, что именно запрашивают, подготовить нужный документ и зафиксировать его передачу. Если по конкретному сотруднику требуется пояснение, лучше сначала свериться с кадровым досье.
Подрядчики: проверьте, кто работает на объекте
На крупных объектах вместе со штатными сотрудниками часто работают подрядчики, субподрядчики и временные бригады. При проверке проблема возникает, если на площадке есть иностранный работник, а никто не может быстро объяснить, какая компания его привлекла и на каком основании он работает.
Документы сотрудников подрядчика находятся в зоне ответственности их работодателя, но заказчику стоит контролировать, кого фактически допускают на объект. Еще до начала работ в договоре с подрядчиком нужно закрепить требования к законности привлечения персонала, передаче необходимых сведений и уведомлению о замене работников.
Список допущенных сотрудников должен совпадать с теми, кто действительно выходит на смену. Если вместо заявленной бригады приезжают другие люди, их документы необходимо проверить до допуска к работе, а не во время проверки МВД.
Какие ошибки обходятся компании дороже всего
Самый серьезный риск — допустить иностранца к работе без необходимого права на труд. Отсутствие оформленного договора не освобождает работодателя от ответственности, если человек фактически выполняет работу или оказывает услуги.
За допуск иностранца без необходимого патента или разрешения на работу, работу за пределами разрешенного региона или с нарушением ограничения по профессии юридическому лицу грозит штраф от 250 до 800 тысяч рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Такие же санкции предусмотрены, если компания привлекает иностранных работников без собственного разрешения на их привлечение, когда оно необходимо.
Отдельный риск — уведомления МВД. Даже если сотрудник оформлен законно, компания может получить штраф за пропуск трехдневного срока, нарушение порядка подачи или установленной формы уведомления. Здесь штраф для юридического лица выше — от 400 до 800 тысяч рублей, также возможно приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.
В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях за эти нарушения действуют повышенные санкции: от 400 тысяч до 1 млн рублей для юридического лица либо приостановление деятельности на 14–90 суток. При незаконном привлечении к работе нескольких иностранцев ответственность наступает отдельно по каждому работнику.
Что сделать после проверки
По итогам выездной проверки компания получает акт, в котором фиксируются ее результаты. К нему могут прилагаться объяснения работников, предписания и другие материалы. Порядок оформления акта предусмотрен действующим административным регламентом МВД.
Документы лучше разобрать сразу: сверить, что запрашивали инспекторы, какие пояснения давали сотрудники и какие нарушения или замечания указаны в акте. Отдельно стоит сохранить копии запросов, переданных документов и других материалов проверки.
Если компания не согласна с действиями инспекторов или выводами проверки, эти материалы понадобятся для оценки ситуации и возможного обжалования.
Заключение
Проверка МВД не должна превращаться для компании в экстренный поиск документов. Если личные дела сотрудников поддерживаются в порядке в течение всего года, на объекте не придется в последний момент выяснять, кто и на каком основании работает. Тогда и сама проверка проходит без лишней суеты.
