Иностранный сотрудник уходит в отпуск: что проверить HR

Кадровые и миграционные риски для работодателя возникают тогда, когда даты поездки заранее не зафиксированы, а документы, перед выходом сотрудника на работу, не проходят повторную сверку.

ЗАЧЕМ ЗАРАНЕЕ КОНТРОЛИРОВАТЬ ПОЕЗДКУ?

Без предварительной сверки отпуск иностранного сотрудника может создать для компании кадровые и миграционные риски. Работник числится в штате, руководитель планирует его выход на объект, а после возвращения может выясниться, что данные миграционной карты новые, закончилась регистрация или истёк срок действия патента. 

Отпуск или поездка домой для иностранного сотрудника — это не только вопрос графика, но и повод для обязательной повторной сверки миграционных документов. 

Например, сотрудник уехал домой на две недели, но задержался на месяц. После возвращения у него будет новая миграционная карта, а прежний учёт по месту пребывания не будет действовать. Если руководитель сразу поставит такого работника в смену без проверки HR, нарушение может обнаружиться уже после фактического допуска к работе.

Хорошая практика — закрепить во внутреннем порядке обязанность сотрудника заранее сообщать о поездке и уведомлять HR, если дата возвращения меняется. В свою очередь, HR нужно предупредить сотрудника о том, что после нового въезда понадобится новая миграционная карта и повторная постановка на миграционный учёт по месту пребывания.

ЧТО ПРОВЕРИТЬ ДО ОТЪЕЗДА СОТРУДНИКА

• Все, что касается патента: срок действия патента и своевременную оплату фиксированного авансового платежа. Пропуск оплаты НДФЛ напрямую влияет на разрешение мигранта работать.
• Регистрацию по месту пребывания до отъезда и, понять, кто будет принимающей стороной после возвращения. Если сотрудник покидает Россию и затем въезжает снова, его нужно будет заново поставить на миграционный учет в установленный срок.
• Миграционную карту, срок трудового договора и данные в личном деле. Если договор срочный, нужно убедиться, что отпуск или поездка не выходят за пределы срока его действия. 

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЗАПРОСИТЬ ПОСЛЕ ВОЗВРАЩЕНИЯ

• Номер и дату миграционной карты или отметку о пересечении границы. При повторном въезде для граждан Узбекистана и Таджикистана всегда оформляется новая миграционная карта. Для граждан Казахстана и Киргизии, как стран ЕАЭС, возможны исключения при краткосрочном въезде до 30 суток, поэтому HR должен ориентироваться на фактически выданные документы;
• Дату въезда в РФ;
• Срок пребывания;
• Сведения о миграционном учёте;
• Адрес места пребывания, если после возвращения сотрудник зарегистрирован по другому адресу. В Москве и Московской области — с учётом требований сервиса «Амина», в остальных регионах — через стандартную подачу уведомления о прибытии в МВД, МФЦ, почтовое отделение или через Госуслуги;
• Срок действия патента и подтверждение его оплаты для граждан Узбекистана и Таджикистана. Выезд из России сам по себе не прекращает действие патента, если его срок не истек, а фиксированные авансовые платежи внесены вовремя. Если во время поездки работник пропустил оплату патента — потребуется оформление нового. Для граждан стран ЕАЭС патент не требуется;
• Реквизиты паспорта, если сотрудник на родине получил новый паспорт;
• Основание пребывания или статус, если за время поездки изменились документы, срок пребывания или возникли ограничения на въезд.

Когда иностранный сотрудник выезжает за пределы России, отдельное уведомление об убытии подавать не нужно: снятие с миграционного учёта происходит на основании сведений о пересечении границы.

После возвращения общее правило постановки на миграционный учет — 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания. Но HR нужно учитывать исключения: для граждан Таджикистана и Узбекистана действует срок 15 дней, для трудящихся граждан Армении, Казахстана и Киргизии — 30 дней, для граждан Беларуси — 90 дней. После оформления HR сохраняет подтверждение постановки на учет в личном деле сотрудника.

КАК ОФОРМИТЬ ВНУТРЕННИЙ ПОРЯДОК

Чтобы такие ситуации не решались каждый раз вручную, компании стоит закрепить понятный порядок действий.

1. Сотрудник заранее сообщает HR о планируемом выезде и дате возвращения.
2. HR проверяет срок действия патента, регистрацию, оплату патента, миграционную карту и трудовой договор.
3. Руководитель объекта получает информацию о том, когда сотрудник уходит в отпуск и когда его можно ожидать обратно.
4. После возвращения сотрудник передаёт HR обновлённые документы до выхода на смену.
5. HR или ответственное лицо по миграционному учёту проводит повторную сверку и подтверждает возможность допуска к работе.
6. Руководитель объекта ставит сотрудника в график только после такого подтверждения.

Такой порядок удобно оформить в виде внутреннего чек-листа. Он должен быть понятен не только HR, но и линейным руководителям, которые отвечают за смены и фактический допуск людей на объект.

КАКИЕ ШТРАФЫ ГРОЗЯТ РАБОТОДАТЕЛЮ

Если иностранного сотрудника допустили к работе без действующего патента или разрешения на работу, с просроченными документами, не в том регионе или не по той должности, это может квалифицироваться как незаконное привлечение к трудовой деятельности. По ст. 18.15 КоАП РФ для должностных лиц штраф составляет от 35 000 до 70 000 рублей, для юридических лиц — от 400 000 до 1 000 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях санкции также доходят до 1 000 000 рублей для юрлиц или приостановления деятельности. Ответственность применяется за каждого иностранного работника отдельно.

Если нарушение связано не с самим допуском к работе, а с миграционным учётом, например, принимающая сторона не выполнила обязанности по постановке иностранного гражданина на учет, по ст. 18.9 КоАП РФ штраф для должностных лиц составляет от 40 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц — от 400 000 до 500 000 рублей.

СИТУАЦИИ, КОГДА ОТПУСК МИГРАНТА – РИСК ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ 

• Сотрудник вернулся, но его не поставили заново на миграционный учёт. Работник выехал за пределы РФ, затем вернулся и получил новую дату въезда. Руководитель объекта сразу поставил его в смену, потому что сотрудник уже числится в штате и готов работать. Но после выезда прежний миграционный учет прекращается, а после нового въезда требуется новая постановка на учет по месту пребывания. Если принимающая сторона не выполнила эту обязанность, это может повлечь ответственность по ст. 18.9 КоАП РФ: для должностных лиц — штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц — от 400 000 до 500 000 рублей.
• Во время поездки сотрудник пропустил оплату патента. Иностранец уехал домой, но не внес очередной фиксированный авансовый платеж по патенту вовремя. После возвращения он выходит на объект, а HR узнает о пропуске оплаты уже позже. В такой ситуации работодатель рискует допустить к работе человека без основания для работы (патента). Привлечение иностранца к труду без патента, если патент требуется, подпадает под ст. 18.15 КоАП РФ: для должностных лиц — штраф от 35 000 до 70 000 рублей, для юридических лиц — от 400 000 до 1 000 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.
• Сотрудник вернулся с новой миграционной картой, но HR не обновил данные. После повторного въезда у иностранца меняются дата въезда и реквизиты миграционной карты. Если эти сведения не попали в личное дело, HR продолжает ориентироваться на старые данные. Это может привести к ошибкам в сроках пребывания, миграционного учета и планировании дальнейших кадровых действий. Такой пример хорошо показывает, почему после поездки нужна не устная отметка “вернулся”, а документальная сверка.
• Руководитель объекта допустил сотрудника без подтверждения HR. Смена не укомплектована, сотрудник после отпуска приехал и готов работать. Руководитель ставит его на объект, не дожидаясь проверки документов. Именно такие ситуации часто создают риск для работодателя: по КоАП под привлечением к трудовой деятельности понимается не только оформление договора, но и фактический допуск к выполнению работ или оказанию услуг.
• Сотрудник после возвращения работает не в том регионе. Если работник по патенту после поездки выходит не в том субъекте РФ, где действует его патент, это может рассматриваться как незаконное привлечение к трудовой деятельности. Ст. 18.15 КоАП РФ прямо охватывает случаи работы иностранца вне пределов субъекта РФ, где ему выдан патент или разрешение на работу.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Иностранного сотрудника нельзя допускать к смене после поездки только на основании того, что он вернулся и готов работать. Для руководителей объектов нужно закрепить правило: выход на работу после возвращения нужно начинать с проверки документов, но никак не с включения в график. Такой порядок поможет компании избежать ситуации, когда человек уже фактически работает, но его миграционные документы требуют обновления или повторного оформления.