Если компания меняет адрес, HR необходимо проверить документы иностранных работников. В зависимости от того, куда переезжает офис и где после этого будут работать люди, может понадобиться изменить трудовые договоры, проверить патенты и разрешения на работу, уведомить МВД или переоформить миграционный учет.
При этом изменение юридического адреса не значит, что нужно менять все документы. Имеет значение место работы сотрудника, регион и место его пребывания.
С чего начать проверку документов
Юридический адрес компании и фактическое место работы могут не совпадать. Например, организация меняет адрес в ЕГРЮЛ, но офис остается на прежнем месте. Бывает наоборот: юридический адрес остается прежним, а офис переезжает вместе с персоналом.
Перед оформлением документов нужно понять:
- где сотрудник будет работать после переезда;
- какой адрес указан в трудовом договоре;
- останется ли рабочее место в том же субъекте РФ.
От этого зависит, какие действия потребуются от работодателя.
Нужно ли менять трудовой договор
Место работы относится к обязательным условиям трудового договора. Но полный адрес офиса в нем может вообще не указываться. Например, если записано: «Место работы — ООО „Альфа“, г. Москва», а компания переезжает из одного московского офиса в другой, условие договора по сути не меняется. Сотрудник продолжает работать у того же работодателя и в том же городе.
Если же в договоре указан конкретный адрес офиса, после переезда прежняя формулировка уже не соответствует фактическому месту работы. В этом случае изменение оформляют письменно.
Отдельно рассматривается переезд работодателя в другую местность. Перевод сотрудника вместе с компанией, например, из Москвы во Владимир, требует другого кадрового оформления.
Если работник — иностранец, одновременно нужно проверить, дает ли его миграционный статус право работать на новой территории.
Когда проверять патент
Патент иностранца не привязан к адресу офиса или к записи о месте нахождения компании в ЕГРЮЛ. Значение имеет субъект РФ, где человек фактически работает. Если у сотрудника московский патент, а офис переезжает на другую улицу в Москве, получать новый документ из-за этого не требуется.
При переезде в другой регион ситуация меняется. Иностранец, который работает по патенту может трудиться на территории того субъекта РФ, для которого документ выдан. Поэтому московский патент нельзя автоматически использовать, например, в Тульской или Владимирской области.
Если в патенте указана профессия или вид деятельности, нужно убедиться, насколько фактические обязанности соответствует этим сведениям.
Проверку необходимо провести до того, как сотрудник выйдет на новый объект.
Особенности переезда между Москвой и Подмосковьем
Документ, оформленный в Москве либо Московской области, позволяет иностранному сотруднику трудиться в обоих регионах. Такой же порядок действует для Петербурга и Ленинградской области. Это исключение из общего порядка, по которому патент действует только в регионе, где он выдан.
Когда сотрудник приступает к работе во втором регионе, об этом необходимо сообщить в местное подразделение МВД. Например, при переводе иностранца из Москвы в Московскую область уведомление направляют в территориальный орган МВД Подмосковья. На это отводится три рабочих дня с момента начала работы. Аналогичный порядок предусмотрен для Петербурга и Ленинградской области.
С 1 сентября 2026 года для таких случаев действует обновленная форма уведомления и новый порядок подачи, установленные приказом МВД России № 290 от 12 мая 2026 года.
Требуется ли новое уведомление МВД
Одна только смена адреса работодателя не требует повторно сообщать в МВД сведения по каждому иностранному работнику.
Сообщать в ведомство необходимо при оформлении или прекращении трудового либо гражданско-правового договора с иностранным гражданином. Если работник продолжает работать у того же работодателя, старый договор не расторгался и другой не заключался, смена рабочего адреса не означает повторного приема на работу.
Исключение — случаи, когда сотрудник начинает работать во втором регионе, на который распространяется тот же патент.
Что проверить кроме патента
В компании могут работать иностранцы с разным миграционным статусом. Проверка только патентов не закроет все риски.
- патент — смотрят территорию его действия;
- разрешительный документ на работу — проверяют регион и другие ограничения, указанные в документе;
- РВП — проверяют, может ли сотрудник работать в том регионе, куда переезжает компания;
- ВНЖ — при переезде компании в другой регион дополнительно оформлять разрешительные документы не требуется. Когда сотрудник одновременно меняет место жительства, следует проверить регистрацию по новому адресу;
- гражданство страны ЕАЭС — получать патент или разрешительный документ не требуется, включая работу за пределами первоначального региона. Работодатель по-прежнему обязан уведомлять МВД о начале и завершении действия договора, а при смене места пребывания сотрудника — проверить миграционный учет.
Если в штате много иностранных сотрудников, удобно заранее составить таблицу: ФИО, статус, документ, на основании которого человек работает, регион, срок действия документов. Так проще сразу увидеть, кого переезд не затронет, а по кому потребуется дополнительная проверка.
Когда переезд влияет на миграционный учет
Нужно четко понимать, что миграционный учет иностранца связан не с адресом офиса, а с местом, где он фактически проживает или временно находится.
- Если компания переехала в новый офис, а сотрудник продолжает жить в той же квартире. В этом случае менять миграционный учет только потому, что сменился адрес работодателя, не требуется.
- Когда работодатель сам предоставляет иностранцу жилье и работник действительно переехал на новое место пребывания, необходимо оформить учет по новому адресу. Как правило, сообщить о прибытии необходимо не позднее семи рабочих дней.
Чем рискует работодатель
Наибольшие проблемы возникают, если сотрудника допускают к трудовой деятельности в субъекте РФ, где его разрешительные документы не действуют. За такое нарушение организацию могут оштрафовать на сумму от 250 до 800 тыс. рублей либо приостановить ее работу на период от 14 до 90 суток. В Москве, Петербурге, Московской и Ленинградской областях санкции строже: штраф составляет от 400 тыс. до 1 млн рублей.
Причем санкции могут применяться отдельно по каждому сотруднику. Поэтому если в другой субъект РФ одновременно переводят несколько иностранных работников, общая сумма штрафов может оказаться более значительной.
Отдельные санкции предусмотрены за нарушения миграционного учета. Для юридических лиц штраф в таких случаях может составить от 400 тыс. до 500 тыс. рублей.
Что проверить HR перед переездом
1. Что именно меняется.
Только юридический адрес или фактическое рабочее место сотрудников?
2. Где находится новый офис.
В том же субъекте РФ или в другом регионе?
3. Что написано в трудовых договорах.
Если указан точный адрес офиса — понадобится дополнительное соглашение.
4. На каком основании работает каждый иностранец.
Патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ, гражданство страны ЕАЭС или другой статус.
5. Действуют ли документы на новой территории.
Этот пункт особенно актуален при переезде в другой субъект РФ.
6. Нужно ли уведомлять МВД.
Смена адреса компании сама по себе такого требования не создает. Уведомление потребуется, если из-за переезда сотрудника меняется место его пребывания.
Заключение
Переезд компании — рабочая ситуация, с которой рано или поздно сталкиваются многие работодатели. Но при наличии иностранных сотрудников она требует чуть больше внимания, потому что здесь пересекаются трудовые и миграционные правила.
Если заранее учитывать требования трудового и миграционного законодательства, смена адреса пройдет без сложностей и рисков. А невнимание к деталям, наоборот, может привести к нарушениям и вопросам со стороны контролирующих органов.
