С 1 сентября 2026 года работодателям придётся пересмотреть порядок оформления иностранных сотрудников. В работе HR появятся новые формы уведомлений МВД, отдельные согласия на обработку персональных данных и более точный контроль медицинского освидетельствования. Эти изменения ложатся прежде всего на кадровую службу.
Именно HR принимает документы, оформляет договор, подаёт уведомления, хранит подтверждения отправки, следит за патентом, регистрацией и сроками медосмотра. Если в компании работают десятки иностранцев, даже небольшая ошибка в документах может стать проблемой при проверке.
Новые формы МВД: что проверить в компании
В компании документы по иностранному сотруднику часто расходятся по разным отделам: часть хранится у HR, часть — в бухгалтерии, у юриста или руководителя объекта. Поэтому до 1 сентября стоит провести ревизию: проверить, где лежат бланки уведомлений, убрать устаревшие версии и оставить один актуальный комплект.
Проверять нужно не только трудовые договоры. Отдельная зона риска — договоры ГПХ. Их нередко оформляет руководитель объекта, документы смотрит бухгалтерия, а HR узнаёт о исполнителе уже после начала работ. С иностранными исполнителями так делать нельзя: договор подряда или оказания услуг тоже должен проходить миграционный контроль.
Если единого порядка нет, его стоит ввести до 1 сентября: любой договор с иностранцем сначала передают в кадровую службу. HR проверяет миграционный статус, основание для работы, регион, профессию и сроки документов. После подписания договора ответственный сотрудник готовит уведомление МВД и сохраняет подтверждение отправки.
Срок подачи уведомления: где чаще возникают ошибки
По общему правилу работодатель уведомляет МВД о заключении или прекращении договора с иностранным гражданином не позднее трёх рабочих дней. Для HR это короткий срок, особенно если документы проходят через несколько отделов.
Как это выглядит на практике:
- Руководитель склада договорился с кандидатом, бухгалтерия подготовила договор, сотрудник вышел на смену, а кадровик получил документы только через два дня. Срок уже начал идти, а времени на проверку почти не осталось.
- Вторая типичная ситуация — увольнение. Приём иностранца обычно контролируют строже, чем прекращение договора. Если сотрудник ушёл, не вышел на работу или договор ГПХ закрыли актом, документы в тот же день должны попасть к сотруднику, который отвечает за миграционный учёт.
Согласие на персональные данные
Иностранный сотрудник передаёт работодателю больше документов, чем обычный кандидат. Кроме паспорта и банковских реквизитов, в личном деле появляются миграционная карта, регистрация, патент или разрешение на работу, сведения о гражданстве, адресе пребывания, регионе работы и медицинских документах.
Эти данные используют для кадрового учёта, расчёта зарплаты, налогов, уведомлений МВД, пропусков и внутренних проверок. Поэтому согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельным документом, а не « спрятано» в анкете или общем пакете.
В согласии на обработку персональных данных должно быть понятно, кто даёт согласие, какой работодатель получает данные, для каких целей они используются, кому могут передаваться и как сотрудник может отозвать согласие. Если уведомления МВД готовит один человек, а личные дела ведёт другой, нужно заранее определить, кто проверяет согласие перед отправкой документов.
Медицинское освидетельствование: почему HR должен следить за сроками
Медицинское освидетельствование иностранцев часто считают обязанностью самого работника. Формально процедуру проходит иностранный гражданин, но для работодателя её результат напрямую связан с допуском к работе. Если сотрудник не прошёл медосмотр, пропустил срок или принёс сомнительное заключение, это может повлиять на законность его дальнейшей работы.
С 1 сентября 2026 года появляется единый срок — 30 календарных дней со дня въезда в Россию. Повторное прохождение процедуры тоже нужно контролировать: после истечения года со дня предыдущего осмотра иностранный гражданин должен пройти его в течение 30 календарных дней.
Чтобы кадровик сразу видел, в порядке ли документы, лучше вести таблицу. В ней должны быть дата въезда, дата первого медосмотра, срок следующей проверки, основание для работы, номер патента или разрешения, ответственный сотрудник и текущий статус документов.
Электронные медицинские заключения и сомнительные справки
По новым правилам медицинские заключения будут оформляться в электронном виде и передаваться через государственные информационные системы. Для HR это снижает риск бумажной путаницы, но не отменяет контроля. Работодатель должен понимать, какое подтверждение можно принять у сотрудника и где фиксировать сведения о прохождении процедуры.
Отдельная зона внимания — документы, полученные через посредников. Если заключение вызывает сомнения, его нельзя принимать без проверки. Лучше заранее определить список медицинских организаций, куда компания может направлять иностранных сотрудников на освидетельствование. Это особенно актуально при массовом найме, когда люди приезжают группами и, у каждого свой срок прохождения процедуры.
Условия оплаты тоже стоит определить заранее. Медицинское освидетельствование может оплатить сам иностранный гражданин или работодатель. Выбранный порядок должен быть понятен работнику и отражён во внутренних правилах компании. Иначе возможны споры: кто платит, можно ли удержать сумму, что делать, если сотрудник увольняется вскоре после медосмотра.
Что проверить в личных делах иностранных сотрудников
Перед 1 сентября HR стоит провести выборочную или полную проверку личных дел. Начать лучше с тех работников, у которых скоро заканчивается патент, регистрация, разрешение на работу или договор.
В личном деле должны быть документы, подтверждающие право на работу, копии договоров, уведомления МВД, подтверждения отправки, согласие на обработку персональных данных, сведения о медицинском освидетельствовании и контрольные даты.
Отдельно проверьте, нет ли расхождений. Например, бывает так, что в договоре указана должность, а в патенте другая профессия. В уведомлении один срок договора, в кадровой системе другой. В паспорте ФИО написано одним образом, в согласии на персональные данные — с ошибкой.
Если часть документов хранится в электронном виде, а часть на бумаге, нужно понимать, где лежит оригинал и кто имеет доступ к копии. Не должна возникать ситуация, когда уведомление отправлял бывший сотрудник, подтверждение осталось у него в почте и кадровик не может его найти.
Что объяснить руководителям подразделений
Миграционный контроль становится уязвимым, если о нём знает только кадровик. Руководители объектов, начальники смен, мастера, администраторы и рекрутеры тоже должны понимать базовые правила. Им не нужно знать все формы МВД, но они должны помнить главное: иностранца нельзя допускать к работе до проверки документов HR-службой.
В крупных компаниях стоит назначить ответственного за работу с миграционными документами. Он может распределять задачи между HR, бухгалтерией и юристами, но общий контроль должен оставаться у одного человека: кто принят, кто уволен, какие уведомления поданы и какие сроки подходят.
Частые ошибки работодателей
- Обновить формы только у кадровика, но не в программе и не на общем диске. В итоге часть сотрудников продолжает пользоваться старыми файлами.
- Забыть про договоры ГПХ. Если иностранный гражданин оказывает услуги или выполняет работы как подрядчик, документы всё равно нужно контролировать.
- Хранить согласие на персональные данные не отдельным документом, а общей фразой в анкете или договоре.
- Не связывать медицинское освидетельствование с датой въезда. Если HR видит только дату патента, но не видит дату въезда и дату медосмотра, контроль будет неполным.
- Принимать справки без понимания, кто их выдал. Особенно если документы оформлялись через посредников.
- Держать сроки в памяти. При одном сотруднике это ещё возможно. При массовом найме нужен журнал, календарь или кадровая система с напоминаниями.
Заключение
Сентябрьские изменения не требуют перестраивать всю кадровую систему с нуля. Но они показывают общий подход государства: ответственность работодателя за оформление иностранных сотрудников будет становиться строже. Поэтому HR-службе нужно заранее выстроить такой порядок, при котором документы, сроки и допуск к работе постоянно контролируются. В этой ситуации выигрывают компании, которые не ждут проверки, а заранее приводят процессы в порядок. Тогда новые требования проще внедрить без спешки и ошибок.
